Versiobit bietet eine einfache und innovative Lösung für die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten.
Auf dieser Seite erfahren Sie, was GoBD-konforme Archivierung und Revisionssicherheit bedeutet, warum sie relevant sind und wie Sie mit Versiobit die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen. Unser System ermöglicht das sichere Archivieren von PDFs, Word-Dokumenten, Excel-Dateien und mehr – jederzeit überprüfbar und dank Blockchain-Technologie völlig anbieterunabhängig.
Warum ist Revisionssicherheit wichtig?
Revisionssicherheit stellt sicher, dass Daten dauerhaft, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Hier sind die wichtigsten Anwendungsfälle:
GoBD-Compliance
Die GoBD-Richtlinie verpflichtet Unternehmen, steuerlich relevante Dokumente revisionssicher zu archivieren. Dies soll verhindern, dass Aufzeichnungen nachträglich manipuliert werden können. Einfache Speicherlösungen wie externe Festplatten reichen dafür nicht aus.
Freiberufler und kleine Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst verwalten, riskieren oft rechtliche Probleme bei einer Betriebsprüfung. Unsere revisionssichere Versionierung erleichtert die Einhaltung der Vorschriften, indem sie alle Transaktionen und Änderungen sicher dokumentiert.
Eigene Dokumentation
Eine zuverlässige Dokumentation wichtiger Entscheidungen bietet Entscheidungsträgern zahlreiche Vorteile, etwa bei Risikoanalysen, Due-Diligence-Verfahren, Vertragsentwürfen, Qualitätssicherungsdokumenten oder Gesellschafterbeschlüssen.
Vertragsverhandlungen können beispielsweise mühelos dokumentiert werden, um im Streitfall als Beweismittel für die Absichten beider Parteien zu dienen.
Durch den kontinuierlichen File-Sync mit der Desktop-App werden alle Dokumente automatisch beweiskräftig archiviert, sodass jederzeit nachgewiesen werden kann, was zu einem bestimmten Zeitpunkt bekannt war.
Die Lösung von Versiobit
Der Cloud-Speicher von Versiobit ermöglicht eine flexible, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung all Ihrer Dokumente.
- Änderungen werden kontinuierlich aufgezeichnet. Mit unserer Desktop-App werden alle Anpassungen sofort in die Cloud übertragen.
- Über die Änderungshistorie sind alle Modifikationen nachvollziehbar: Wann wurde eine Datei erstellt, bearbeitet oder gelöscht? Die Historie ist sowohl für einzelne Dateien als auch für komplette Verzeichnisse einsehbar.
- Alte Versionen können jederzeit wiederhergestellt werden.
- Revisionssicherheit wird durch unseren innovativen Blockchain-Ansatz gewährleistet.
- Wir speichern nur die letzte Version eines Dokuments pro Tag, um unnötigen Speicherverbrauch zu vermeiden.
So sieht die Änderungshistorie in Versiobit aus:
Versiobit bietet damit eine besonders einfache und kostengünstige Lösung für Freiberufler und Einzelunternehmer.
Nachprüfbare Revisionssicherheit durch Blockchain
Mithilfe der Blockchain-Technologie wird die aufgezeichnete Änderungshistorie abgesichert. Dadurch sind Ihre Daten revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
Funktionsweise
Jede Nacht wird ein Fingerabdruck Ihrer Daten in der Blockchain gespeichert. Dabei wird nur dieser Fingerabdruck abgelegt – Rückschlüsse auf Ihre Daten sind ausgeschlossen, was höchsten Datenschutz garantiert. Dank des fälschungssicheren Zeitstempels der Blockchain sind alle Änderungen eindeutig einem Zeitpunkt zuordenbar.
Die Revisionssicherheit basiert auf mathematischen Verfahren und kann so jederzeit gegenüber Dritten nachgewiesen werden. Wir nutzen Ethereum (via Arbitrum), die zweitgrößte Blockchain-Plattform weltweit.
Beweis anzeigen lassen
Den Echtheitsnachweis für eine Datei können Sie direkt in der Weboberfläche einsehen.
Nach dem Hochladen oder Bearbeiten einer Datei sehen Sie neben dem Dateinamen zunächst eine kleine Uhr. Am nächsten Tag erscheint dort ein Häkchen, das bestätigt, dass der Fingerabdruck in der Blockchain hinterlegt wurde.
Mit einem Klick auf das Symbol wird der Beweis angezeigt, der belegt, dass die Datei an einem bestimmten Datum tatsächlich gespeichert wurde. So sieht ein Beweis für eine Datei aus:
Dieser Nachweis ist unbegrenzt gültig, sodass Sie die Authentizität Ihrer Daten dauerhaft und unabhängig belegen können.
Während Wettbewerber oft eine langfristige Bindung an ihren Anbieter erfordern, um Revisionssicherheit zu gewährleisten, bleibt Versiobit flexibel. Unser Blockchain-Ansatz ermöglicht es, die Revisionssicherheit Ihrer Daten jederzeit unabhängig von Versiobit zu überprüfen.